Mae Cefnogi Trydydd Sector Cymru yn gydweithrediad rhwng Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (CGGC) a\u2019r Cynghorau Gwirfoddol Sirol (CGSau) yng Nghymru (y cyfeirir atynt yn yr hysbysiad hwn ar y cyd fel \u201cni\u201d). Y nod yr ydym yn ei rannu yw galluogi\u2019r trydydd sector a gwirfoddolwyr ledled Cymru i gyfrannu\u2019n llawn at lesiant unigolion a chymunedol, yn nawr ac at y dyfodol.<\/p>\n
Er mwyn cyflawni\u2019r nod hwn rydym wedi cydweithio i ddatblygu dwy gronfa ddata (y Cronfeydd Data). Mae\u2019r naill yn system Rheoli Cysylltiadau Cleientiaid (CRM) y gallwn ei defnyddio i storio manylion y mudiadau yr ydym yn gweithio gyda nhw ac i gofnodi unrhyw ryngweithiadau rhwng aelodau o Cefnogi Trydydd Sector Cymru a\u2019r mudiadau hyn. Gallwn hefyd gofnodi manylion cyswllt pobl sydd \u00e2 diddordeb yn ein gwaith, boed hynny fel unigolion neu ar ran eu mudiadau a defnyddio\u2019r system CRM i reoli ein gweithgareddau cyfathrebu \u00e2 nhw.<\/p>\n
System Rheoli Gwirfoddolwyr yw\u2019r llall sy\u2019n galluogi Cefnogi Trydydd Sector Cymru i hwyluso\u2019r broses o gysylltu\u2019r rheini sydd eisiau gwirfoddoli \u00e2\u2019r mudiadau trydydd sector sydd angen gwirfoddolwyr mewn ffordd sy\u2019n gwella\u2019r profiad gwirfoddoli a\u2019r broses rheoli gwirfoddolwyr. Mae\u2019r cronfeydd data hyn ar wah\u00e2n, ond maent wedi\u2019u cysylltu \u00e2\u2019i gilydd.<\/p>\n
Rydym wedi datblygu\u2019r hysbysiad preifatrwydd hwn i fod mor dryloyw \u00e2 phosib yngl\u0177n \u00e2\u2019r Cronfeydd Data a\u2019r wybodaeth bersonol a gedwir ynddynt. Mae\u2019r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi\u2019i ysgrifennu i\u2019r unigolion y mae eu gwybodaeth bersonol yn cael ei storio yn y Cronfeydd Data (y cyfeirir atynt yn yr hysbysiad hwn fel \u201cchi\u201d). Rydym yn trin preifatrwydd data o ddifrif ac yn cydymffurfio \u00e2 fframwaith deddfwriaethol diogelu data y Deyrnas Unedig sy\u2019n cynnwys y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR y DU), wedi\u2019i deilwra gan Ddeddf Diogelu Data 2018.<\/p>\n
Gofynnwn i chi ddarllen yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn ofalus gan ei fod yn cynnwys gwybodaeth bwysig yngl\u0177n \u00e2\u2019r canlynol:<\/p>\n
Er mai CGGC sy\u2019n rheoli\u2019r Cronfeydd Data, mae\u2019r wybodaeth yn y Cronfeydd Data yn cael ei chadw ar ran yr holl aelodau o Cefnogi Trydydd Sector, h.y. CGGC a\u2019r CGSau yng Nghymru gyda\u2019i gilydd. Rydym yn gyd-reolwyr data o\u2019r wybodaeth bersonol a gedwir yn y cronfeydd data. Rydym wedi ymrwymo i Femorandwm Cyd-ddealltwriaeth sy\u2019n rheoli ein perthynas mewn cysylltiad \u00e2\u2019r Cronfeydd Data.<\/p>\n
Mae pob un o\u2019r mudiadau sydd wedi ymrwymo i\u2019r Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth wedi penodi person cyswllt sy\u2019n gyfrifol am y Cronfeydd Data. I CGGC, y person cyswllt hwn yw Swyddog Diogelu Data CGGC. Mae manylion llawn y mudiadau a sut i gysylltu \u00e2 nhw ar gael\u00a0yma.<\/p>\n
Cedwir y categor\u00efau canlynol o wybodaeth bersonol yn y Cronfeydd Data:<\/p>\n
Rydym hefyd yn cadw manylion eich rhywedd, eich tarddiad o ran hil neu ethnigrwydd, a\u2019ch iechyd neu\u2019ch cyflwr corfforol neu feddyliol, os ydych wedi darparu\u2019r rhain i ni yn wirfoddol.<\/p>\n
Prif ddiben y Cronfeydd Data yw ein galluogi i reoli ein gweithgareddau cyfathrebu \u00e2 phobl a mudiadau sydd eisiau clywed gennym. Gan ddefnyddio\u2019r wybodaeth bersonol yn y cronfeydd data gallwn anfon gohebiaeth yr ydym yn credu a fydd o ddiddordeb i chi drwy ebost, ff\u00f4n, neges destun, post, y cyfryngau cymdeithasol a sianeli digidol eraill. Mae defnyddio a rhannu\u2019r Cronfeydd Data canolog yn osgoi dyblygu diangen. Mae\u2019r Cronfeydd Data hefyd yn cynnwys nodwedd sy\u2019n eich galluogi i reoli\u2019r ohebiaeth rydych yn ei chael yn fwy effeithiol.<\/p>\n
Mae\u2019r Cronfeydd Data hefyd yn adnodd i\u2019n galluogi i baru cyfleoedd gwirfoddoli \u00e2 gwirfoddolwyr.<\/p>\n
Gallwn hefyd ddefnyddio\u2019r Cronfeydd Data i ddarparu mewnwelediad a dadansoddiad i\u2019n helpu i barhau i wella effeithiolrwydd ein gweithgareddau cyfathrebu, datblygu\u2019r cynhyrchion a\u2019r gwasanaethau yr ydym yn eu cynnig i\u2019n haelod-fudiadau, monitro cyrhaeddiad ein gweithgareddau cyfathrebu ac amrywiaeth y derbynyddion a darparu adroddiadau i gyllidwyr a rheoleiddwyr.<\/p>\n
Sylwer, ac eithrio yn achos gwirfoddolwyr, bydd gwybodaeth yngl\u0177n \u00e2\u2019ch rhywedd, eich tarddiad o ran hil neu ethnigrwydd, a\u2019ch iechyd neu\u2019ch cyflwr corfforol neu feddyliol yn cael ei defnyddio at ddibenion ystadegol a monitro yn unig, a hynny yn ddienw.<\/p>\n
Os oes gennych ddiddordeb mewn gwirfoddoli, mae\u2019r Cronfeydd Data yn eich galluogi i ddarparu gwybodaeth o\u2019ch gwirfodd yngl\u0177n ag unrhyw ofynion penodol sydd gennych sy\u2019n deillio o\u2019ch cyflwr iechyd corfforol neu feddyliol.<\/p>\n
Cafodd y wybodaeth bersonol sydd yn y system CRM ei mewnforio\u2019n wreiddiol iddi o gronfeydd data a gynhaliwyd ar wah\u00e2n gan CGGC a\u2019r CGSau. Mae\u2019r System Rheoli Gwirfoddolwyr yn gronfa ddata cwbl newydd.<\/p>\n
Gellir ychwanegu at y wybodaeth sydd yn y Cronfeydd Data gyda gwybodaeth a ddaw o ffynonellau amrywiol gan gynnwys:<\/p>\n
Ni fyddwn yn storio\u2019ch gwybodaeth bersonol yn y cronfeydd data ond pan allwn wneud hynny\u2019n gyfreithlon. Mae\u2019r fframwaith deddfwriaethol diogelu data yn darparu nifer cyfyngedig o resymau dros brosesu gwybodaeth bersonol.<\/p>\n
Rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithlon canlynol i brosesu gwybodaeth gyffredinol:<\/p>\n
Yn yr achos hwn y buddiannau cyfreithlon yw buddiannau CGGC a\u2019r CGSau sydd wedi ymrwymo i\u2019r Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth sydd am gyfathrebu \u00e2 phobl a mudiadau sydd \u00e2 diddordeb yngl\u0177n \u00e2\u2019u gwaith a\u2019r gwasanaethau maent yn eu cynnig. Mae gennym hefyd y budd cyfreithlon o fod eisiau rhannu adnoddau a chydweithio drwy fod \u00e2 chronfeydd data canolog effeithiol. Credwn fod hyn o fudd cyhoeddus yn ogystal.<\/p>\n
Mae\u2019ch hawliau preifatrwydd wedi\u2019u diogelu gan nad yw\u2019r Cronfeydd Data ond yn storio gwybodaeth sylfaenol amdanoch, ceir protocol llym ar gyfer pwy all gael at eich gwybodaeth bersonol ac mae gennych y gallu i reoli\u2019ch dewisiadau cyfathrebu. Gallwch hefyd wrthwynebu ein bod yn storio ac yn defnyddio\u2019ch gwybodaeth bersonol unrhyw bryd fel yr amlinellir isod.<\/p>\n
Mae\u2019r fframwaith deddfwriaethol diogelu data yn cynnwys darpariaethau penodol sy\u2019n ein galluogi i brosesu gwybodaeth yngl\u0177n \u00e2\u2019ch rhywedd, eich tarddiad o ran hil neu ethnigrwydd, a\u2019ch iechyd neu\u2019ch cyflwr corfforol neu feddyliol er mwyn monitro amrywiaeth yn ddienw. Ar gyfer gwirfoddolwyr gall gwybodaeth yngl\u0177n \u00e2\u2019ch iechyd neu\u2019ch cyflwr corfforol neu feddyliol gael ei phrosesu gyda\u2019ch caniat\u00e2d penodol.<\/p>\n
Er bod y Cronfeydd Data yn gydweithrediad, ni all pob aelod o Cefnogi Trydydd Sector Cymru gael at eich gwybodaeth bersonol na\u2019i defnyddio.<\/p>\n
Rydym wedi sefydlu protocol llym, sydd wedi\u2019i gynnwys yn y Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth, i sicrhau nad yw CGGC neu CGS penodol ond yn cael at eich gwybodaeth ac yn ei defnyddio pan fo:<\/p>\n
Gan fod CGGC yn gyfrifol am reoli\u2019r Cronfeydd Data, gall nifer bach o aelodau o staff CGGC gael at yr holl wybodaeth sydd yn y Cronfeydd Data.<\/p>\n
Mae\u2019r rhan hon o\u2019r hysbysiad preifatrwydd yn nodi manylion trydydd part\u00efon y gallem rannu\u2019r wybodaeth bersonol sydd yn y Cronfeydd Data \u00e2 nhw.<\/p>\n
Mae\u2019r Cronfeydd Data yn cael eu lletya gan drydydd part\u00efon o\u2019r enw Sales Force a Team Kinetic. Er bod gan Sales Force a Team Kinetic fynediad at y wybodaeth yn y Cronfeydd Data i sicrhau eu bod bob amser yn gweithio\u2019n effeithiol, ni chaniateir iddynt ddefnyddio\u2019r wybodaeth am unrhyw reswm.<\/p>\n
Gallem hefyd redeg adroddiadau cyfanredol dienw oddi ar y cronfeydd data a\u2019u rhannu \u00e2 Llywodraeth Cymru, awdurdodau lleol, byrddau iechyd a\u2019r Comisiwn Elusennau. Mae\u2019n bosib y cyhoeddir yr adroddiadau hyn yn ogystal. Ni fyddwn yn rhannu\u2019ch gwybodaeth bersonol \u00e2\u2019r cyrff hyn fodd bynnag nac yn rhoi mynediad iddynt at y data \u201ccrai\u201d y mae\u2019r adroddiadau wedi\u2019u seilio arno. Gallai\u2019r aelodau o Cefnogi Trydydd Sector Cymru benodi ymchwilydd allanol i\u2019n cynorthwyo gyda\u2019r gwaith hwn, a fyddai\u2019n cael mynediad at y wybodaeth sydd yn y Cronfeydd Data.<\/p>\n
Gallai Cefnogi Trydydd Sector Cymru hefyd benodi gwerthuswr mewnol neu allanol i asesu effeithiolrwydd y Cronfeydd Data. Byddai\u2019r gwerthuswr yn cael mynediad at y wybodaeth bersonol sydd yn y Cronfeydd Data, ond ni fyddai\u2019n gallu defnyddio\u2019r wybodaeth.<\/p>\n
Nid ydym yn trosglwyddo gwybodaeth bersonol sydd yn y Cronfeydd Data y tu allan i\u2019r Ardal Economaidd Ewropeaidd. Nid yw\u2019r un o\u2019r darparwyr gwasanaethau yr ydym yn eu defnyddio i\u2019n cynorthwyo i ddarparu\u2019r Cronfeydd Data wedi\u2019u lleoli y tu allan i\u2019r Ardal Economaidd Ewropeaidd.<\/p>\n
Mae\u2019r Cronfeydd Data yn cynnig nodwedd i ni sy\u2019n eich galluogi i bennu\u2019ch dewisiadau cyfathrebu, o ran y dull cyfathrebu, y pwnc a pha fudiadau yr hoffech glywed ganddynt. Ewch i\u2019r link ar y neges i ddiweddaru neu newid eich dewisiadau cyfathrebu unrhyw bryd. Sylwch y gall gymryd hyd at\u00a0wythnos i unrhyw newidiadau gael eu prosesu.<\/p>\n
Mae\u2019r fframwaith deddfwriaethol diogelu data yn gosod rhwymedigaeth arnom i adolygu am ba hyd yr ydym yn cadw gwybodaeth bersonol. Ni allwn ond cadw\u2019ch gwybodaeth bersonol am gyhyd ag sy\u2019n angenrheidiol i ni wneud hynny. Nid ydym ond yn bwriadu cadw\u2019ch gwybodaeth mewn ffurf adnabyddadwy yn y Cronfeydd Data tra ydych yn dal i fod yn fodlon i ni barhau i gyfathrebu \u00e2 chi, neu tra ydych yn dymuno cael gwybod am gyfleoedd gwirfoddoli. Nid oes gennym gynlluniau ar hyn o bryd i ddileu\u2019ch gwybodaeth.<\/p>\n
Mae gennych nifer o hawliau mewn perthynas \u00e2\u2019r wybodaeth bersonol a gedwir yn y Cronfeydd Data. Os hoffech arfer unrhyw rai o\u2019r hawliau, cysylltwch \u00e2 CGGC drwy un o\u2019r ffyrdd a nodir isod.<\/p>\n